Hur går det till att rapportera ett ärende?
Visselblåsning skall vara en trygg och säker upplevelse för den som rapporterar in ett ärende. Men hur går det egentligen till? Tänkte i detta inlägg berätta lite kort hur det går till i Lumgo.
Som du kanske redan är bekant med så så ska ni enligt den nya lagen ha en visselblåsarfunktion på plats redan 17 juli 2022 om din organisation har fler än 250 medarbetare. Steg två är att alla privata arbetsgivare med 50-249 anställda ska ha en visselblåsarfunktion på plats den 17 december 2023.
För att kunna rapportera in ett ärende så krävs en kanal. När ni skapar ett konto hos Lumgo så startar vi automatiskt en kanal med samma namn som ert företag. Oftast räcker det med en kanal, men vi rekommenderar att ni skapar fler kanaler för andra målgrupper såsom kunder, leverantörer. Det kan också vara bra att skapa egna kanaler för större juridiska enheter.
En kanal kan anpassas efter ert egna brand och ni kan även skriva inledande välkomsttexter. De rent juridiska texterna är redan förskrivna, så det är bara sätta igång.
Kanalen får en egen säker länk som ni publicerar på ert Intranet eller annan kommunikationskanal såsom Slack eller Teams. När en anställd besöker kanalen finns det två val
- Registrera nytt ärende
- Följa upp befintligt ärende
Enkelt att registrera ett nytt ärende.
Det framgår tydligt med namn, roll och bild vilka som kommer att ta emot ditt ärende. Det är en trygghet för de som inrapporterar då ärendet skulle kunna handla om någon inom organisationen.
Första steget är att välja om rapporteringen ska ske konfidentiellt eller anonymt. Skillnaden mellan de två är att du är helt anonym på den sistnämnda, du uppger inte inte vem du är.
Om lämpligt är det alltid en fördel för parterna att ärendet istället hanteras konfidentiellt. Då uppger du ditt namn och kontaktuppgifter, de personer som hanterar ärendet inte kommer sprida det till fler än vad som är nödvändigt.
Sedan väljer du närmaste kategori, tex lönesättning och beskriver ärendet med rubrik och text. Du kan även begära att muntligt berätta om ärendet.
När allt är ifyllt så skickas ärendet in och de personer som är mottagare får en notis om ett nytt ärende via e-post för snabbare hantering.
Följa upp ärendet
Den personen som gjort inrapporteringen får en bekräftelse på inlämnat ärende samt en 8-siffrig pinkod. Detta pinkod krävs för att kunna följa ärendet och för att kunna svara på frågor under hanteringen. Pinkoden måste alltså lagras på ett säkert sätt så att den inte tappas bort. Förslagsvis på en privat telefon eller privat e-post (du kan exempelvis skicka koden till dig själv). Förlorad kod innebär att man måste skicka in sitt ärende på nytt för att kunna följa det.
Inom 7 dagar måste mottagaren enligt lag bekräfta att de tagit emot och läst ärendet. Den som rapporterar in kan följa detta via sin pinkod, så du rekommenderas att logga in till ditt ärende minst veckovis tills det är avslutat.
Via inloggningen kan den som rapporterar in ge ytterligare information till ärendet eller besvara eventuella frågor som uppkommit längst vägen.
Bra att känna till är att all information som lämnas krypteras. Inget lagras som kan hjälpa till att identifiera den inrapporterade, såsom ip-nummer eller information om webbläsare.
Kontakta oss gärna på hello@lumgo.com eller skapa ett utvärderingskonto direkt.
Till startsidan